Błędy popełniane podczas organizacji eventu
Błędy w organizacji imprezy, czyli dlaczego nie wypaliło?
Był niezły budżet, fajny temat a impreza nie podobała się jej uczestnikom? Jak to się mogło stać? Odpowiedzi na to pytanie jest przynajmniej kilka – przeczytaj ten artykuł a być może dowiesz się, co było przyczyną niepowodzenia Twojej imprezy. Przyznajesz, że organizowałeś tego typu event pierwszy raz? W takim razie już wiesz, że wcale nie jest to proste zadanie. Na przyszłość może warto zatrudnić specjalistów.
Budżet, który się nie spina
Duży budżet oznacza większy komfort pracy podczas organizacji imprezy. Zwłaszcza, że w trakcie wychodzi wiele dodatkowych kosztów, które wcześniej nie wchodziły w grę. Właśnie dlatego nigdy nie powinno się wykorzystywać 100% posiadanego budżetu do samej organizacji. Niestety, jeśli nie znasz się na fachu a dodatkowo nie posiadasz kontaktów z podwykonawcami, możesz nie tylko ledwo zmieścić się w budżecie ale nawet go przekroczyć.
Co jeśli w trakcie wydarzenia potłucze się wiele kieliszków, połamią się krzesła albo fajerwerki uderzą w sufit? Chyba nie chcesz aby z pozoru przyjemna rzecz, jaką jest organizacja imprezy, przerodziła się w istny koszmar? W ramach oszczędności chcesz wszystko zrobić samodzielnie? Uważaj, bo ta decyzja może wiązać się z większymi kosztami, niż się spodziewałeś.
Firma organizująca eventy różnego typu, posiada szerokie zaplecze do wykonania roboty jak najtaniej i z jak najlepszym efektem. Specjaliści od wydarzeń wiedzą, że istotny jest każdy szczegół. W budżecie należy ująć wszystko – od tanich wstążek, po drogie atrakcje dla sekcji VIP.
Niewłaściwy wybór miejsca
Błędy popełniane podczas organizacji eventu.
Miejsca do imprezy nie powinno się szukać wyłącznie poprzez pryzmat tego, jak wygląda. Najważniejsza jest organizacja miejsca dla cateringu, wydzielenie przestrzeni do np. części formalnej i nieformalnej zabawy. Jeśli jest to event, który poza jedzeniem przy stołach, zakłada także zabawę, musimy znaleźć miejsce dla zespołu i osób, które będą chciały potańczyć.
Miejsce powinno nie tylko pomieścić gości ale także zapewnić im przestrzeń, w której będą się czuć swobodnie. Kolejną ważną kwestią jest dopasowanie do tematyki eventu. Nie wystarczą same ozdoby. Całość musi być spójna i estetyczna, zwłaszcza jeśli wydajesz imprezę w wielkim stylu, na bogato. Zaproszeni goście z pewnością widzieli już niejedno i dobrze by było ich nie rozczarować.
Brak dokładnego scenariusza
Błędy popełniane podczas organizacji eventu.
Każdy event – mały czy duży, musi być dokładnie przemyślany. Jego przebieg zależy w dużej mierze od właściwie skonstruowanego scenariusza. Podczas imprezy i tak zaskoczy Cię wiele rzeczy. Dlatego warto aby sam plan, czyli to na co masz wpływ, był w pełni przemyślany. Nic w Twoim scenariuszu nie powinno być przypadkowe, oderwane od reszty.
Co warto ująć w planie? Przede wszystkim elementy, o które trzeba zadbać aby wydarzenie miało miejsce. Mowa o np. montażu zdobień i dekoracji, próbach technicznych, prelekcjach, przerwach dla gości i organizatorów, podział na część formalną i nieformalną. Ustalenie, kiedy pojawiają się przekąski zimne i ciepłe. Chcesz podać alkohol? Lepiej nie rób tego w trakcie części formalnej, bo Twoi goście mogą się rozkojarzyć.
Tworząc scenariusz imprezy, musisz wziąć pod uwagę tak wiele aspektów, o których możesz nawet nie pomyśleć. Właśnie dlatego czasem warto odpuścić i zatrudnić firmę zewnętrzną. Zwłaszcza jeśli mowa o naprawdę dużym evencie.
Brak planu awaryjnego
.
Scenariusz dograny i teraz jesteś pewien, że wszystko pójdzie po Twojej myśli? Uważaj. Brak planu B może się wiązać z totalnym rozczarowaniem. Powinieneś wiedzieć co robić, gdy np. zawiedzie sprzęt techniczny, rozchoruje się prowadzący spotkanie albo ktoś będzie miał nietolerancję laktozy. Plan awaryjny zapewnia poczucie komfortu i bezpieczeństwa a w razie niepowodzenia danego elementu wydarzenia, ratuje event.
Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia podczas imprezy, pamiętaj o wykonaniu próby generalnej w docelowym miejscu, sprawdź sprzęt i zapewnij części na zapas, obejrzyj wszystkie prezentacje na docelowym ekranie i zrób kopię wszystkich plików na dodatkowym urządzeniu. Tuż przed imprezą, potwierdź listę gości. Dowiedz się, czy ktoś przyjedzie z „bagażem” w postaci np. partnera oraz dziecka. Nie masz do tego głowy? Zatrudnij specjalistów, dla których tego typu działania są tzw. chlebem powszednim.
Niedopasowanie imprezy do jej uczestników
.
Fantazja może ponieść. Niestety bez odpowiedniej analizy uczestników, można zorganizować głośną imprezę, która okaże się totalną katastrofą. Twoi goście przyjdą z dziećmi a Ty nie zorganizowałeś dla maluchów odpowiednich zajęć? A może masz do czynienia z grupą osób w wieku średnim i starszym, dla których przygotowałeś atrakcję w postaci paintballa? Pamiętaj – plan imprezy zaczyna się tworzyć od odpowiedzi, dla kogo ona jest.
Doświadczona firma organizująca eventy nie będzie mieć problemu z dopasowaniem właściwego tematu oraz rozrywek do grupy docelowej. Co więcej, korzystając z usług firmy eventowej, będziesz miał pewność, że impreza zostanie zorganizowana w określonym trendzie. Twoi goście marzą o występie konkretnego artysty? Sam możesz nie mieć do niego dojścia ale doświadczona firma owszem.
Nieprzemyślany catering
Catering uzależniony jest od wielu czynników. Mowa zarówno o preferencjach kulinarnych uczestników imprezy ale również o klimacie imprezy. W dzisiejszych czasach panuje wiele nietolerancji pokarmowych – musisz mieć to na względzie. Warto puścić e-mailing z ankietą dotyczącą alergii oraz preferencji kulinarnych Twoich gości.
Impreza w kosmicznym stylu? Wynajmij catering molekularny. Standing party? W takim razie nie może zabraknąć przekąsek typu finger food, które można jeść na stojąco. Czasy rosołu i schabowego podczas przyjęcia są już za nami. Teraz warto wykazać się kreatywnością i dostosować menu do konkretnych potrzeb imprezy oraz jej uczestników.
Jak widzisz, organizacja eventu to bardzo złożona sprawa, dlatego łatwo o niepowodzenie. Z pozoru doskonały pomysł na imprezę, może nie spotkać się z entuzjazmem uczestników. Każdy detal jest istotny. Nie pozwól sobie na niepowodzenie – posłuchaj, co do zaoferowania ma firma, która zna się na swojej pracy. Skorzystaj z usług SGP Media i ciesz się efektami doskonale zorganizowanego eventu.