Organizacja konferencji

Organizacja konferencji – Jak zrobić to perfekcyjnie?

W planach masz organizację większej konferencji? Chcesz, aby uczestnicy zapamiętali to wydarzenie jako wyjątkowe, merytoryczne i jednocześnie ciekawe spotkanie? W takim razie czeka Cię ogromne wyzwanie – zwłaszcza, jeśli z organizacją większego eventu nigdy nie miałeś do czynienia. Spokojnie jednak – od tego są specjaliści.

Czym jest konferencja?

Zanim przejdziemy do kwestii organizacji, warto przyjrzeć się pojęciu konferencji. To spotkanie przedstawicieli określonych instytucji/ organizacji, dla których istotne jest omówienie określonych zagadnień. Konferencja stwarza ku temu możliwości. Organizowane jest miejsce w konkretnym czasie dla określonej grupy osób.

Konferencje mogą być: naukowe, biznesowe, handlowe, czy prasowe. W zależności od rodzaju konferencji, należy spełnić inne wymagania dotyczące organizacji. Każda konferencja ma swoją specyfikę. Wszystkie tego typu spotkania łączy jedno – wydarzenie musi być skrupulatnie przygotowane. Trzeba zadbać o przyjemne otoczenie, wymagania techniczne budynku, plan dnia, catering, transport czy nocleg.

Należy sporządzić dokładną listę gości. Wiedzieć, skąd kto dojeżdża. Co podać do jedzenia? Czy ktoś wykazuje nietolerancję np. laktozy, czy nie je mięsa? Należy określić standard, jaki powinny spełniać pokoje hotelowe. Dodatkowo trzeba zadbać o najmniejsze szczegóły konferencji, by ta była odebrana pozytywnie przez uczestników.

Czym się różni konferencja od kongresu?

Konferencja jest często błędnie nazywana kongresem. Chociaż cele obu wydarzeń są podobne, istnieją też znaczące różnice. Cechą charakterystyczną kongresu jest jego regularność. Zazwyczaj kongresy organizuje się co roku. Dodatkowo mają one bardziej medialny charakter, niż konferencje.

Chociaż kongres można kojarzyć z poważniejszym przedsięwzięciem, niż konferencja, liczba uczestników kongresu nie musi być większa. Konferencja może być równie wielkim wydarzeniem z ogromem skomplikowanych detali do realizacji. Warto mieć to na uwadze i zaufać firmie zajmującej się organizowaniem eventów, zamiast robić wszystko we własnym zakresie.

Podczas konferencji, w zależności od podejmowanej tematyki, prezentowane są często wyniki badań, realizowane są prezentacje dotyczące nowych rozwiązań w branży, czy istnieje miejsce na rzeczową wymianę zdań. Z tego względu istotne jest spełnienie konkretnych warunków technicznych pomieszczenia, w którym organizowana jest konferencja.

Konferencyjny know-how – czyli czego nie wypada?

Konferencja z założenia jest wydarzeniem dość formalnym. Zdarza się także, zwłaszcza w przypadku konferencji prasowych, że pojawiają się media. Wówczas każda gafa, w tym niewłaściwe zrozumienie dress-code może się wiązać z nieprzyjemnymi uwagami odbiorców wydarzenia.

Warto nakreślić gościom dokładnie tematykę oraz formę spotkania. Zazwyczaj każdy wie, z czym wiąże się obecność na konferencji, zwłaszcza, że goście nie są osobami przypadkowymi. Warto jednak dmuchać na zimne. W zaproszeniu, czy e-mailu z informacją o wydarzeniu, należy napisać, że jest to spotkanie formalne, np. w miejscu, które wymaga odpowiedniego zachowania i wyglądu.

Jak ubrać się na konferencję? – To często zadawane pytanie w Internecie. Największą uwagę na dress-code zwraca się podczas konferencji biznesowych, gdzie spotykają się osoby reprezentujące określony poziom życia. Dodatkowo jest to szansa na nawiązanie intratnych kontaktów. Warto więc prezentować nie tylko wiedzę, ale również odpowiedni wygląd i sposób zachowania.

Jak zorganizować nowoczesną konferencję?

Bardzo pożądanym a jednocześnie nowoczesnym elementem konferencji jest audycja online. Korzystanie z serwisów streamingujących znajduje się w zasięgu dzisiejszych możliwości, dlatego warto z tego korzystać. Filmy z konferencji można wrzucić później na YouTube lub Vimeo. Jeśli ktoś nie miał czasu oglądać na żywo a jednak jest zainteresowany tematem, to świetny pomysł.

Kolejną ważną kwestią jest sprawa organizacji konferencji. Jeśli wydarzenie trwa niemal cały dzień, nie wystarczą dwie przerwy po 15 minut. Tutaj należy zachęcić uczestników do wzięcia udziału w tym spotkaniu. Mogą zdarzyć się pytania, długie dyskusje. Tematy podejmowane na konferencji mogą przekroczyć zakładany czas. Na takie kwestie organizator musi być przygotowany. O tym doskonale wie firma, która takie doświadczenia ma już za sobą.

Zaufaj firmie organizującej eventy tego typu. Przedstaw dokładnie swoje oczekiwania, powiedz jakim dysponujesz budżetem oraz czy Twój pomysł można zrealizować w tym zakresie. Już dzisiaj skontaktuj się w tej sprawie – organizowanie wydarzenia na wysokim poziomie często zajmuje kilka intensywnych miesięcy.