Firmowy event – Jak go zorganizować?

Jak zorganizować event firmowy?

Odpowiedzenie sobie na pytanie, jak zorganizować event firmowy nie jest proste. Przede wszystkim należy przyjrzeć się potrzebom przedsiębiorstwa. Nie masz czasu na przygotowanie imprezy we własnym zakresie? Spokojna głowa, warto zostawić tę kwestię profesjonalnej firmie zewnętrznej.

Spotkanie integracyjne pracowników firmy

Imprezy firmowe są coraz bardziej popularne. Zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, gdzie trudno o integrację wszystkich pracowników. Na co dzień zatrudnieni mijają się na korytarzu, w kuchni, czy toalecie. Uśmiechają się do siebie często nie znając swoich imion – to można zmienić.

Zorganizowanie imprezy integracyjnej, obejmującej wszystkich pracowników (także tych przebywających poza siedzibą, w innym kraju itp.) może być kluczem do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Atmosfera w pracy jest bardzo ważna. Także w kontekście korespondencji e-mailowej. Jeśli pracownicy się znają, chętniej wzajemnie sobie pomagają i motywują się do działania.

W ten sposób każdy jest zadowolony. Zarówno pracownik, jak i właściciel firmy. Z tego względu organizacja spotkania integracyjnego wykazuje wielowymiarowe korzyści. Pamiętaj jednak, że impreza to duże przedsięwzięcie – od czego zacząć?

Impreza firmowa – Atrakcje

Atrakcje na imprezie firmowej powinny być dopasowane do profilu, budżetu oraz potrzeb firmy. Tutaj sam pomysł to nie wszystko. Warto znać strategie organizacyjne, jak również mieć dostęp do kontaktów, dzięki którym organizacja atrakcji dla pracowników będzie prosta i znajdzie się w zasięgu budżetu.

To oczywiste, że jeśli na co dzień w Twojej firmie nie organizuje się imprez, nie będziesz mieć odpowiedniego przygotowania do realizacji eventu. Dlatego zamiast tracić czas pracowników, którzy gubią się już w samej koncepcji a organizacja dopiero przed nimi, lepiej zatrudnij firmę zewnętrzną.

Na jaką firmę warto postawić? Szukaj przedsiębiorstwa trudniącego się w marketingu, branży PR i przede wszystkim, w organizacji eventów. Istotne są potrzeby Twojej firmy. Przewidujesz wyjazd z noclegiem? Oczekujesz obecności fotografa, DJ-a a nawet mediów? A może urządzasz imprezę w królewskim stylu? To wszystko jest istotne w kontekście nawiązania współpracy z firmą zewnętrzną.

Event – Miejsce i czas

Miejsce i czas wydarzenia nie powinny być przypadkowe. Przede wszystkim warto aby pracownicy mogli się do imprezy odpowiednio przygotować. Mowa o czasie na zorganizowanie swoich planów, czy możliwości przemyślenia kreacji. Pracownicy powinni być także poinformowani o miejscu oraz tematyce imprezy. Nie pozwól na to, by zatrudnieni np. wzięli zimowe kurtki na wyjazd do ciepłych krajów lub nie zabrali eleganckiej kreacji na uroczystą kolację.

Musisz zadbać przede wszystkim o to, aby atmosfera podczas przyjęcia była przyjazna i cała impreza została pozytywnie oceniona przez pracowników. Pamiętaj, że taki event może także przybrać formę gali, podczas której wyróżnisz najlepszych pracowników. O tym musisz pamiętać – zatrudnieni powinni czuć się docenieni za podejmowany trud.

Planujesz imprezę zimą? Świetnie połączyć ją z tematyką Świąt Bożego Narodzenia, czy Sylwestra. Pamiętaj jednak, że na organizację świetnego przyjęcia potrzebujesz czasu. Co prawda skorzystanie z usług doświadczonej firmy eventowej i tak przyspiesza cały proces, jednak mając dużo czasu, możesz mieć większy wpływ na przebieg wydarzenia.

Kolejna sprawa to gorące okresy w salach balowych i restauracjach. Zarówno w trakcie zimy, jak i latem występuje cała masa wesel, chrzcin oraz… imprez innych firm. Z tego względu czasem trzeba poczekać na zwolnienie określonej sali. Zwłaszcza, jeśli dochodzą do tego noclegi w pobliżu kolacji/ balu/ przyjęcia.

Jak się ubrać na imprezę firmową?

Wcześniej wspominaliśmy o tym, jak ważne jest określenie tematyki eventu firmowego. Można potraktować takie przyjęcie bardzo formalnie a także zrobić je z przymrużeniem oka. Brakuje Ci pomysłów? Postaw na sugestie firmy eventowej. Jeśli któryś pomysł naprawdę Ci się spodoba, zaakceptuj go i poinformuj swoich pracowników, na czym stanęło.

Zatrudnieni muszą mieć czas, by zdecydować czy przybędą na tę imprezę. Niektórzy mogą speszyć się np. wielkością imprezy. Mogą nie mieć pomysłu na kreację. Wówczas warto podziałać na pewność siebie zatrudnionych, podając im np. kontakt do wypożyczalni strojów lub… rezygnując z wystawnych zdobień i kreacji. Ty znasz swoją firmę najlepiej i wiesz, na co Twoi pracownicy mogą sobie pozwolić.

Dlatego też ważne jest aby cała impreza była spójna z tym, jakim dysponujesz budżetem oraz co oferujesz swoim pracownikom. Czasami po prostu lepiej zacząć od czegoś skromniejszego, przytulnego i niezobowiązującego. Chcesz zaryzykować i spróbować zupełnie nowej jakości przedsięwzięcia? Spróbuj przekazać swoim pracownikom Twój entuzjazm, być może skuszą się na nowe przeżycie.

W dzisiejszych czasach naprawdę rzadko opłaca się kupować kreacje. Zwłaszcza, gdy chodzi się na imprezy w tym samym towarzystwie lub przebywa się w towarzystwie mediów. Wypożyczanie kreacji to kompromis w wielu aspektach. Nie wydajesz pieniędzy na coś, co założysz tylko raz. Nie zajmujesz dodatkowego miejsca w swojej szafie i w końcu, działasz ekologicznie.

Impreza firmowa po angielsku

Wielu pracowników w Twojej firmie komunikuje się w języku angielskim? Spodziewasz się gości z różnych stron świata? Przewidujesz część oficjalną w trakcie spotkania firmowego? W takim razie dobrze jest zadbać o to, by każdy zdołał się zrozumieć. Poszukując firmy organizującej eventy, dowiedz się, czy są w stanie zorganizować np. anglojęzycznego wodzireja, DJ-a, czy obsługę restauracji i hotelu.

Przyznasz, że to byłoby krępujące, gdyby istotni goście na Twoim przyjęciu np. nie mogli się dostać do swoich pokoi lub poszukiwaliby tłumacza, by zamówić dodatkową kawę, czy herbatę. Zawsze odwołuj się do potrzeb swojego przedsiębiorstwa i organizuj wydarzenia na skalę możliwości swojej firmy.

Nie wiesz, czy wszyscy Twoi pracownicy mówią po angielsku? O takie kwestie warto zadbać znacznie wcześniej, oferując szkolenia z języków obcych. Pamiętaj, że inwestycja w zatrudnionych jest inwestycją w rozwój Twojej firmy. Z kolei jeśli wszyscy pracownicy będą biegle komunikować się w jednym języku, będzie im znacznie łatwiej się poznać i podejmować wspólne działania na rzecz rozwoju Twojego przedsiębiorstwa.