Efektywna komunikacja e-mailowa w firmie

Problem z przepchnięciem nowego projektu? Czekasz aż pracownicy innego działu wykonają swoją pracę, żebyś mógł działać dalej? W takim przypadku brak jakiegokolwiek odzewu od kolegów z pracy może wyprowadzić z równowagi. Dlatego efektywna komunikacja w firmie jest naprawdę ważna. Jeśli chcemy uniknąć sytuacji, w której co 5 minut ktoś wchodzi do naszego pokoju i przerywa pracę, warto pomyśleć o usprawnieniu konwersacji e-mailowej.

E-maile jako sposób na porządkowanie projektów

Okazuje się, że elektroniczne wysyłanie sobie wiadomości jest w dalszym ciągu problemem. Zwłaszcza dla osób, które nie lubią gdy ich praca jest weryfikowana. W końcu wiadomości to dowody, że coś zostało zlecone, czegoś zaniechano, nie dopilnowano albo wręcz przeciwnie, udało się ukończyć projekt i dostało się już jego akcept.

Zazwyczaj to osoby, które są sumienne, lubią komunikować się przez wiadomości e-mailowe. Dzięki nim można wspólnie dopinać projekty w działach, które np. są w różnych miastach. Niektóre kwestie są tak ważne, że warto, poza samymi adresatami, dodawać osoby do zakładek: DW oraz UDW. Oczywiście robi się to, gdy np. coś powinno być nadzorowane przez dyrektora, czy głównego managera.

Kiedy pracownik widzi w DW nazwisko osoby, od której zależy jego przyszłość w firmie, z pewnością treść e-maila potraktuje priorytetowo. Z tego też powodu, w przypadku zaniechania istotnych działań przez pracowników, inni pracownicy, którzy czekają na odpowiedź, mogą posłużyć się tym narzędziem. Wówczas nie są oni pozytywnie ocenieni przez resztę. Pytanie, co jest ważniejsze. Praca, czy sympatia współpracowników?

Chciałoby się ufać, że w firmie każdy się szanuje. Niestety prokrastynacja i niedbalstwo nadal są plagą wielu przedsiębiorstw. Wówczas dochodzi do napięć, ponieważ osoby, które tak się przejmują, że czasem nie śpią po nocach, muszą współpracować z osobami, które mają do swoich obowiązków bardzo luźny stosunek. Kiedy sytuacja między pracownikami zaostrza się, konieczna jest interwencja głównego managera, a nawet szefa.

Do, DW, UDW

Skoro wyjaśniliśmy sobie już, że komunikacja poprzez e-maile ma sens. Warto posłużyć się jeszcze książkowymi definicjami poszczególnych pojęć związanych z tym narzędziem. Podczas konstruowania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej, można uzupełniać pola: „Do”, „DW” i „UDW”.

W okienku „Do”, wysyła się wiadomość bezpośrednio do adresata wiadomości, czyli kogoś, kogo sprawa dotyczy i kto powinien wiedzieć, co z nią zrobić. Tak naprawdę rozmowa dotyczy głównie nadawcy oraz adresata wiadomości. Po co zatem kolejne pola – „DW” oraz „UDW”?

“DW”, czyli “Do Wiadomości” (ang. carbon copy, CC) jest opcją, która posiada kilka funkcji. Po pierwsze, daje możliwość obserwowania rozmowy między nadawcą a adresatem, bez konieczności angażowania się w nią. Wówczas, gdy temat jest ważny i np. warto aby manager miał tę wiadomość w archiwum, zasadne jest dodanie go do „DW”.

Przypuśćmy, że został rozpoczęty nowy, ważny projekt – np. odświeżenie wizerunku firmy i grafik potrzebuje materiałów do realizacji tego projektu. Wówczas w zakładce „Do” znajdują się osoby, które mają obowiązek te informacje dostarczyć, natomiast w zakładce „DW” lub „UDW”, można umieścić managera, który koordynuje cały ten projekt, ocenia zaangażowanie każdego pracownika i wyciąga wnioski, przez co np. doszło do opóźnienia druku.

Czasem potrzebna jest „czarna owca”

Opcja „UDW” jest stosowana najrzadziej. To inaczej „Ukryte Do Wiadomości” (ang. blind carbon copy, BCC). Pole UDW umożliwia wysyłanie e-maili w taki sposób, że odbiorcy nie mają możliwości wzajemnego zobaczenia swoich adresów. Opcja „UDW” tak naprawdę powinna być wykorzystywana czysto biznesowo, np. kiedy nie chcemy skojarzenia określonych osób z konkretnymi firmami. Wówczas, gdy pracownik dołącza np. szefa do „UDW”, nie jest to sprawiedliwa zagrywka i raczej nie będzie postrzegana pozytywnie.

W dobrej komunikacji w firmie ważny jest szacunek i szczerość. W momencie, kiedy jeden pracownik czeka tydzień, a nawet dłużej, na prostą odpowiedź, warto rozgrzać temat, dołączając kogoś istotnego do wiadomości „DW”. Niestety świat nie jest idealny, zwłaszcza w pracy. Ludzie sami komplikują sobie wzajemne relacje.

Komunikacja przez pocztę elektroniczną może wiele kwestii uporządkować i wesprzeć działania pracowników firmy. Jeśli każdy zrozumie, jak ważne jest to narzędzie i jeśli każdy tak samo będzie chciał angażować się w podejmowaną pracę, przedsiębiorstwo może wiele zyskać. Pracownicy, którzy są jego częścią, także mogą skorzystać z tego usprawnienia.

Potrzebujesz porad, jak usprawnić swoją pracę? A może pragniesz wykorzystać nowoczesne narzędzia do promocji swojej działalności? Zgłoś się do nas. SGP Media.